konsep sistem informasi manajemen menurut ahli

A. Pendahuluan

Perkembangan Sistem Informasi telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang.

Dan pengambilan keputusan itu didukung oleh proses pelayanan prima dengan pengolahan data yang baik. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.Sehingga akhir dari sebuah pelayanan administrasi menjadi terpercaya oleh masyarakat sebagai konsumen.

B. Pengertian sistem 

Berbicara tentang sistem informasi, penulis mendahulukan apa yang di maksud dengan sistem menurut para ahli:
1. Pengertian Sistem
a. Pamudji : “Sistem adalah suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh”.

b. Prajudi : “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari suatu usaha atau urusan”

c. Sumantri: “sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud,apabila salah satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah terwujud akan mendapat gangguan” 

Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah satu kesatuan yang utuh dari suatu rangkaian yang saling terkait satu sama lain.Bagian atau anak cabang dari suatu sistem,menjadi induk dari rangkaian selanjutnya.Seperti halnya organisasi dan pemerintahan yang merupakan sistem, dan sub sistemnya adalah bagian-bagian dari organisasi dan pemerintahan tersebut.Tatkala berbicara tentang sistem organisasi, maka bagian-bagian dari sistem yang ada di dalamnya adalah:sistem administrasi,sistem kepemimpinan, sistem manajemen, birokrasi, pelayanan, dan sistem keuangan dan sebagainya. Sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem tertutup (open-loop and closed-loop system).

Dalam hal ini Raymond McLeod, Jr menjelaskan yang dimaksud dengan sistem terbuka adalah “sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik.Sedangkan sistem yang tertutup, yaitu sebuah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik”

Dari kedua jenis sistem tersebut dapat dibedakan secara jelas antara sasaran, kontrol mekanis, maupun umpan balik yang ada pada keduanya.Dan perbedaan yang paling mendasar antara keduanya adalah adanya kontradiksi dari masing-masing sistem.Sebuah sistem dikatakan terbuka jika input langsung ke proses transformasi menuju output.Sedangkan sistem tertutup memiliki sasaran yang jelas.

C. Pengertian informasi

Pengertian informasi; itu sendiri mengandung arti suatu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal ini Davis (anwar, 2004:28) mengatakan “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerima dan bermanfaat bagi dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Dengan kata lain, Informasi mengandung tiga struktur, yaitu adanya pengolahan data, harus memiliki arti bagi penerima, dan tujuannya adalah pengambilan keputusan yang bermanfaat saat ini atau mendatang.

Lebih lanjut menurut Budi Sutedjo “informasi merupakan hasil pemerosesan data yang telah diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada”. Artinya informasi merupakan suatu kumpulan data yang telah diolah, baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti luas, akan tetapi mudah di pahami.

Untuk pengolahan informasi yang baik dalam arti berkualitas dibutuhkan syarat-syarat yang harus dijadikan tolak ukur untuk pengolahan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Terkait dengan hal ini O’Brian (Anwar, 2004: 34-35) menyatakan informasi yang baik dan berkualitas harus memenuhi syarat-syarat, antara lain:
a.Dimensi waktu yang meliputi aspek tepat waktu (timeliness) yakni informasi harus tersedia ketika dibutuhkan; aktualitas (currency) yakni informasi harus up to date ketika dibutuhkan; frekuency(frequency) yakni informasi harus tersedia ketika sering dibutuhkan; periode waktu-(time periode) yakni informasi yang disediakan harus meliputi periode masa lalu, kini dan akan datang. b.Dimensi konteks yakni meliputi aspek akurasi(accuracy) yakni informasi harus bebas dari kesalahan; relevansi (relevance) yakni informasi harus berhubungan dengan kebutuhan spesifik dari penerima tertentu untuk situasi tertentu; kelengkapan (completeness) yakni semua informasi yang dibutuhkan harus tersedia; ringkas dan padat(conciseness) yakni informasi bisa memiliki lingkup yang luas atau sempit atau fokusnya internal atau eksternal; dan penampilan kinerja (performance) yakni informasi dapat menyatakan kinerja dengan mengukur aktifitas-aktifitas yang telah dicapai,kemajuan-kemajuan yang telah dibuat atau sumber-sumber daya yang telah dikumpulkan.
c.Dimensi bentuk meliputi aspek kejelasan (clarity) yakni informasi harus diberikan dalam bentuk yang mudah dimengerti; rinci (detail) yakni informasi harus diberikan rinci dalam bentuk yang telah ditentukan; penyajian (presentation) yakni informasi harus disajikan dalam bentuk naratif, numeric, grafis, atau bentuk yang lainnya. Dan sarana (media) yakni informasi harus disediakan dalam bentuk dokumen kertas yang tercetak, tampilan video atau media lainnya.

Terkait dengan persyaratan di atas, berarti informasi yang baik harus dalam bentuk yang jelas sehingga dapat di terima dan dipertanggungjawabkan,selain kelengkapan data-data juga berdasarkan ketepatan waktu dengan penyajian yang mudah di mengerti oleh komunikan. Dengan demikian data yang baik harus memenuhi kriteria ketepatan waktu, konteks yang lengkap menggambarkan kinerja yang berorientasi pada kejelasan dan pengembangan sumber daya.

C.Pengertian Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah: Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem Informasi adalah : Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.Menurut John F.Nash dan Martil B.Robert (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa; Sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang,fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

Dari beberapa pengertian yang telah dikutip diatas, sistem informasi menyiratkan bahwa fungsi utamanya adalah menyediakan informasi sebagai penunjang yang membantu proses perencanaan, pengendalian serta transaksi manajemen. Dengan demikian, maka segala bentuk proses pekerjaan rutin maupun transaksi manajemen tertata dengan rapi.

Dari perspektif manajemen,sistem informasi menjadi sebuah istilah yang menyatu yang lebih di kenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM).SIM merupakan bagian dari sub-sistem dari sistem informasi.

sumber:  http://aaahq.org

Barry E.Cushing (1982) memberikan batasan Sistem Informasi Manajemen sebagai: “Suatu kumpulan manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk pengumpulan dan pengolahan data guna menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap hierarki manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktifitas organisasi”. Sementara Robert W.Holmes (dalam Eti Rochaety, 2010:12) “SIM adalah sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi yang dirancang dalam kerangka kerja yang menitikberatkan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan pengawasan pada semua tahap”. Sedangkan Soetdjo Moeljodihardjo (dalam Eti Rochaety, 2010:12) “SIM yaitu suatu metode yang menghasilkan informasi yang tepat waktu (timely) bagi manajemen tentang lingkungan eksternal dan operasi internal sebuah organisasi, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dalam rangka memperbaiki perencanaan dan pengendalian”.

Berdasarkan batasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang didesain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Maksud dilaksanakannya Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen seperti planning, organizing, staffing,directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi.

Pada dasarnya Sistem Informasi Manajemen mempunyai dua sisi atau aspek, yang mana kedua aspek tersebut tujuannya sama dalam hal pengolahan data untuk kelancaran suatu kegiatan maupun pengambilan keputusan.Hal yang sesuai dengan pernyataan ini adalah seperti yang dikutip dari Ibnu Syamsi (2007:109) yang menjelaskan bahwa SIM mempunyai dua aspek, yaitu aspek formal dan aspek informal. a) Aspek formal: yakni sisi dimana pengumpulan data melalui jalur formal.pengolahan datanya saat ini sudah banyak menggunakan komputer. b) Aspek informal: sisi informal ini secara tidak langsung berada dibawah pengendalian pimpinan atau pejabat yang diserahtugasi itu. Dari dua aspek yang telah disebutkan di atas menjelaskan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan jalur untuk proses pengolahan data secara langsung maupun tidak langsung, baik itu dengan pengendalian atau pengolahan data dengan jalur komputerisasi. Inti dari kedua aspek ini adalah perolehan informasi melalui cara pengolahannya dengan komputer atau media lainnya atau langsung dari kelompok-kelompok sosial maupun pribadi-pribadi.

Salah satu fungsi dari Sistem Informasi Manajemen adalah perolehan data yang baik.Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus di teliti dahulu kemudian digunakan dalam pengambilan keputusan.Terkait dengan perolehan data yang baik dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen,Davis (dalam Anwar,2004:26) mengatakan: “SIM nantinya dapat menjawab kebutuhan tentang data yang baik.Data adalah kelompok teratur simbol-simbol yang memiliki kualitas,tindakan, benda, dan sebagainya.Data terbentuk dari karakter yang dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol-simbol khusus”.

Dengan demikian, Sistem Informasi Manajemen merupakan pendukung dari operasional pengumpulan data yang dibutuhkan oleh organisasi, tentunya proses dan efek dari sebuah data tersebut harus dapat dipercaya kebenarannya dan ditampilkan secara utuh. Data yang baik menurut Suradinata (Anwar, 2004:27) adalah:

1. Reliable: dapat dipercaya kebenarannya, dimana metode pengumpulan data harus baik dan menggunakan metode ilmiah sedangkan pengolahannya harus dengan ketelitian yang tinggi.
2. Up to date: data disiapkan tepat waktunya dan jangan sampai mengalami keterlambatan. Seringkali data yang out of date tidak mempunyai arti sama sekali.
3. Comprehensif: menggambarkan keseluruhan persoalan.Data yang ditampilkan secara utuh dan jangan ditampilkan secara parsial.

Beberapa studi sistem informasi menyangkut operasi yang dilaksanakan atas data, tujuannya adalah agar dapat menimbulkan informasi yang relevan.Metode yang bermanfaat dalam klasifikasi operasional tersebut adalah konsepsi siklus pengolahan data.Siklus pengolahan data dapat disimpulkan sebagai siklus yang memiliki lima tahap. Dr.H.B.Siswanto (2007, 189-190) memberikan deskripsi atas tahap-tahap pengumpulan data tersebut sebagai berikut:

1. Tahap pengumpulan data Tahap ini meliputi dua aktivitas utama, yaitu observasi lingkungan yang menimbulkan data. Selanjutnya tahap pencatatan data yang biasanya dalam bentuk dokumen sumber tertulis tetapi dapat dibaca oleh mesin.
2. Tahap penghalusan data Tahap ini meliputi ;Klasifikasi data yang menyangkut penetapan kode identifikasi pada catatan data yang didasarkan pada sistem pengelompokan yang telah ditetapkan sebelumnya;Akumulasi catatan masukan yang sama untuk diolah sebagai suatu akumulasi atau kelompok;Verifikasi yang menyangkut berbagai prosedur untuk mengendalikan kecermatan data sebelum dimasukkan untuk pengolahan data yang akan dilakukan;Penyortiran data untuk menyiapkan suatu akumulasi catatan masukan ke dalam urutan berdasarkan nomor urut atau menurut abjad sesuai dengan cara yang dikehendaki;Pemindahan data dari suatu lokasi ke lokasi lain dan pengbahan dalam bentuk lain.
3. Tahap pengolahan data Tahap ini mencakup:Akumulasi yang meliputi bentuk operasi matematis;Perbandingan dan pemeriksaan simultan terhadap dua atau lebih golongan data;Pengikhtisaran merupakan aktifitas pengolahan yang sangat penting dan menyangkut penggunaan data sedikit demi sedikit ke dalam kuantitas yang dikendaki;Penyaringan,yaitu meneliti data tambahan dari pengolahan berikutnya;Pencarian, berupa aktifitas mengambil dari tempat penyimpanan untuk digunakan dalam pengolahan atau untuk tujuan keluaran.
4. Tahap pemeliharaan data Tahap ini meliputi aktivitas penyimpanan data, pemutakhiran data, pemberian indeks data, dan perlindungan atau pengamanan data yang tersimpan.
5. Tahap keluaran data: Tahap ini biasanya dalam bentuk yang umum, yaitu laporan atau dokumen.

Dari beberapa tahap siklus pengolahan data diatas, mulai dari tahap pengumpulan data hingga tahap keluaran data, hal yang pertama sekali ditekankan adalah penyediaan informasi yang cermat, akumulasi dan pengolahan data yang efisien, serta keamanan dari data tersebut. Pengolahan data dengan dukungan Sistem Informasi Manjemen pada dasarnya bertujuan agar pengambilan keputusan yang tepat dapat diperoleh.Ibnu Syamsi berpendapat Pengambilan keputusan itu sendiri merupakan proses berurutan yang membutuhkan penggunaan model yang tepat.Pengambil keputusan berusaha menggeser keputusan yang semula tanpa perhitungan menjadi keputusan yang penuh perhitungan.

sumber : http://www.cse.wustl.edu

Lebih lanjut Ibnu Syamsi menjelaskan dalam merancang SIM, maka lebih dulu ditetapkan faktor-faktor kritis keberhasilan yang dibutuhkan oleh pemimpin dalam membuat keputusan. Dalam bidang financial , keputusan yang perlu diambil berkaitan dengan: struktur modal, jumlah modal kerja, jaminan untuk dana baru (emisi saham), pembayaran deviden, modal yang ditanam kembali untuk memperbesar usaha, rencana pembiayaan baru, penetapan biaya operasional, likuidasi, perimbangan antara aktiva lancer dan utang jangka pendek (current ratio) dan lain sebagainya. Berbicara tentang SIM di berbagai bidang, berarti berbicara tentang SIM secara fungsional.Yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen fungsional adalah sistem informasi berdasarkan bidang fungsi atau kegiatan unit dalam organisasi.

Di bidang financial atau bidang keuangan, tidak jauh beda dengan bidang perpajakan. Karena dalam sistem perpajakan pun diperoleh sistem informasi financial, yang mana sistem informasi financial memberikan informasi bagi perencanaan, penyusunan dan perhitungan anggaran untuk waktu mendatang terkait informasi tentang posisi keuangan (financial position). Alhasil, Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.Semua itu tiada lain karena Sistem Informasi Manajemen disamping sebagai pendukung dalam hal pengolahan data, penyimpanan data, juga dapat membuat proses pendataan dengan akselerasi cepat, yang efektif untuk hasilnya dan efisien dalam prosesnya.


sumber:
skripsi penulis 2010, dari berbagai literatur pustaka.