Perbedaan Administrasi dan Manajemen menurut ahli : definisi dan konsep

Assalamu 'alaikum Blogger.

A. Pendahuluan

Administrasi dan manajemen merupakan dua istilah yang sudah sering kita dengar. Di tempat kerja, kampus, atau bahkan di tempat kita "nongkrong". Sebenarnya kedua istilah ini gampang-gampang susah untuk dibedakan. Gampang andaikata kita menjabarkan hanya berdasarkan teori. Dan susah jika hanya merujuk kepada fungsinya saja.

Administrasi dan manajemen itu mencakup segala hal yang kita lakukan. Oleh sebab itu, administrasi dan manajemen itu ada dalam setiap aspek kehidupan. Kita kenal banyak yang mengulas tentang administrasi, mulai dari administrasi Negara yang saat ini kita kenal sebagai administrasi publik, administrasi pendidikan, administrasi bidang kesehatan, hingga administrasi bidang kependudukan secara khusus.(Baca juga : Sejarah perkembangan administrasi publik)

Dan perlu kita ketahui bersama, dimana ada administrasi, disana ada manajemen. Administrasi tanpa manajemen tidak berjalan mulus. Ibarat raga tanpa nyawa. Kedua istilah ini haruslah selalu beriringan. Bayangkan saja seandainya sebuah lembaga pendidikan, atau perkantoran, di dalamnya yang ada hanya pegawai kerja seharian, atau seorang guru yang hanya masuk dan menulis. Tanpa manajemen yang baik, sudah dapat dipastikan lembaganya tidak akan berhasil sesuai dengan tujuannya. Dalam konteks Negara pun demikian, administrasi nya di susun sedemikian rupa, mulai dari pembentukan kabinet menteri, lembaga-lembaga, mahkamah, dan sebagainya. Jika sudah terbentuk barulah kemudian menyusun Roadmap, atau yang biasa kita kenal sebagai Rancangan jangka panjang dan menengah. Rencana inilah yang disebut manajemen. Fungsi kontrol nya lah yang disebut manajemen, dan pengawasannya lah yang disebut manajamen.

B. Pengertian Administrasi

Untuk memperjelas fokus bahasan kita kali ini mengenai perbedaan administrasi dan manajemen, saya mengutip beberapa pendapat para ahli tentang pengertian administrasi dan manajemen. Dengan memahami pengertiannya, atau definisinya, maka akan mudah bagi kita memperoleh satu kesimpulan tentang apa dan dari aspek mana saja perbedaan administrasi dan manajemen.

Dalam paragraf ini saya akan mendahulukan pengertian administrasi. Diantaranya adalah pendapat Profesor yang sudah tidak asing lagi di kalangan akademisi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik, yakni Sondang P.Siagian (1985). Beliau berpendapat bahwa pengertian atau definisi administrasi adalah “keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Definisi ini tentunya sangat membantu. Baca sekali lagi, kemudian bandingkan dengan pengertian atau definisi manajemen di paragraf berikutnya. Administrasi menurut Sondang P. Siagian merupakan proses pelaksanaan keputusan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih. Maka dalam titik ini dapat kita peroleh kesimpulan bahwa administrasi adalah proses terapan, sementara manajemen adalah proses perencana agar menghasilkan keputusan yang nantinya akan dilaksanakan.

Sementara The Liang Gie berpendapat bahwa administrasi adalah“segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”. The liang Gie merupakan pakar ilmu politik lulusan UGM  Jogjakarta kelahiran tahun 1932. Beliau telah menulis banyak buku tentang administrasi dan manajemen modern.

Merujuk kepada dua definisi tersebut,pada prinsipnya mempunyai pengertian yang sama, yaitu dengan adanya proses kerja sama antar individu dengan rangkaian kegiatan  serta tujuan yang telah direncanakan.

Administrasi dalam konteks Negara, di sebut Administrasi Negara. Salah satu tugas yang dilaksanakan dalam administrasi negara adalah menyelenggarakan pelayanan umum kepada masyarakatnya. Lean, Lain Mc., 1989:19) menjelaskan bahwa ” Pelayanan terhadap barang publik (public goods) dilakukan oleh pemerintah”. (Baca juga : Konsep pelayanan publik di Indonesia)

Dalam konteks pelayanan yang dilakukan oleh pemerintah sering disebut dengan pelayanan umum. Adapun yang dimaksud dengan pelayanan umum menurut  Londsdale (1994) adalah:“sesuatu yang disediakan baik oleh organisasi pemerintah maupun swasta, karena masyarakat umumnya tidak dapat memenuhi sendiri kebutuhan tersebut kecuali melalui kolektif. Pemenuhan kebutuhan dilakukan untuk seluruh masyarakat guna kesejahteraan sosial”.

B. Pengertian Manajemen

George R.Terry penulis Buku principles of management

Berbicara mengenai manajemen, secara umum George R.Terry (dalam Eti Rochaety, 2010:4) menyatakan bahwa: “manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya”.

Hal ini sesuai dengan James A.F. Stoner dan Charles Wankel (dalam H.B.Siswanto, 2007:2) yang mendefinisikan“manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi”.

Setelah membaca tentang pengertian administrasi dan manajemen di atas, tentunya sedikit bayangan untuk menyimpulkan perbedaan dari kedua istilah tersebut telah kita dapatkan. Untuk mudahnya, kita dapat mengatakan bahwa administrasi adalah pelaksana kegiatan, sementara manajemen adalah yang merencanakan dan mengendalikan. Makanya seperti yang telah saya sebutkan di atas, bahwa administrasi dan manajemen ibarat "raga dan nyawa". Administrasi tanpa manajemen bagaikan " raga tanpa nyawa". Ada seperti tiada. Oleh sebab itu, jika administrasi di suatu lembaga apapun itu, jika tidak menjalan apa yang telah direncanakan, apalagi tanpa pengawasan dan pengendalian, maka bisa saja akan rusak. Seperti hal nya Negara yang hanya akan menghamburkan anggaran tanpa proses dan proyek yang jelas fungsi daya guna. Kita dapat melihat betapa banyak undang-undang dan peraturan yang ada di Negara Indonesia. Nah itu bagian dari administrasi. Manajemen nya bisa lihat sendiri. Benar atau tidaknya, hal tersebut kita simpulkan dengan berbagai pertimbangan.

Dalam batasan manajemen diatas,proses manajemen meninjau dari fungsinya meliputi:

1. Perencanaan,yaitu menetapkan tujuan dan tindakan yang akan dilakukan;
2. Pengorganisasian, yaitu mengoordinasikan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya;
3. Kepemimpinan, yaitu mengupayakan agar bawahan bekerja sebaik mungkin;
4. Pengendalian, yaitu memastikan apakah tujuan tercapai atau tidak dan jika tidak tercapai dilakukan tindakan perbaikan.

Dalam hal ini, seorang manajer atau pimpinan pada hakikatnya berfungsi sebagai (1)perencana (2)mengatur pelaksanaan dan (3) pengendalian.Untuk menerapkan itu semua,Manajer atau pimpinan berperan penting dalam mewujudkan efektifitas organisasi maupun kelembagaan.

Peter F.Drucker berpendapat bahwa prestasi seorang manajer dapat diukur berdasarkan dua konsep, yaitu efisiensi (efficiency) dan efektivitas (effectivity).Efisiensi berarti menjalankan pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas menjalankan pekerjaan yang benar.Akan tetapi Peter F. Drucker lebih menekankan pentingnya efektivitas dari pada efisiensi bagi seorang manajer, karena efektivitas  merupakan  kunci keberhasilan organisasi.

Manajer itu bisa kita artikan dalam kehidupan sehari-hari sebagai pemimpin, kepala, atau bahkan presiden. Dalam kaitannya dengan efisiensi dan efektivitas, tentu hal ini sangat mudah untuk di mengerti. Coba perhatikan, efisiensi anggaran kita di Negara ini. Boros atau hemat? efektif atau tidak?  ( Baca juga : Manajemen yang efektif dan efisien)

Sejalan dengan konsep efektivitas dan efisiensi tersebut diatas, dalam proses perencanaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, seorang manajer harus merumuskan aktivitas yang  akan dioperasikan dan apa yang merupakan bantuan untuk mencapai hasil yang diinginkan.Hal ini seperti yang dikutip dari George.R.Terry bahwa perencanaan adalah:"Memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan".

Stoner dan Wankel (1986:189) mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional.Menurut mereka, rencana strategis adalah :

“Rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan organisasi tersebut.Sedangkan rencana operasional adalah rencana yang memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan”

Dari proses perencanaan ini, Louis A.Allen (1963) menyatakan bahwa : “Aktivitas perencanaan oleh seorang manajer berpikir ke depan untuk suatu pengambilan keputusan saat ini diantaranya adalah: prakiraan, penetapan tujuan, pemograman, penjadwalan, penganggaran, pengembangan prosedur, penetapan dan interpretasi kebijakan”.

Perencanaan mengembangkan fokus dan fleksibilitas suatu organisasi yang memiliki fokus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan, dan mengetahui kualitas pelayanan yang baik. Sejalan dengan hal ini perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi dan sumber daya manusia untuk mencapai kinerja yang lebih baik, karena :

1. Perencanaan berorientasi pada output;
2. Perencanaan memberikan arah orientasi pada kinerja;
3. Perencanaan berorientasi pada prioritas;
4. Perencaan berorientasi pada perubahan;
5. Perencanaan membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai efisiensi dan efektivitas.

Dengan demikian, proses pelaksanaan reformasi pelayanan administrasi akan terencana dengan baik dan berorientasi pada efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan dan proses tatanan kerja.

Sumber:
Hj.Ike Kudyah Rachmawati,Se,Mm. Manajemen Sumber Daya Manusia,Yogyakarta,Cv Andi Offset,2008,Hal 57
Drs.Inu Kencana Syafiie,M,Si. Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia,Bumi Aksara,2008,Hal 5
Dr. Eti Rochaety Dkk, Op.Cit Hal 4.
H.B.Siswanto,Op.Cit ,Hal 2